Information für Bewerberinnen und Bewerber
Datenschutz bei Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Stand - März 2024

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse, mit uns ein Ausbildungs- oder Beschäftigungsverhältnis eingehen zu wollen. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Daten-schutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie ei-nen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammen-hang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. In Erfüllung unserer Informationspflicht bei der Erhebung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO teilen wir Ihnen Folgen-des mit:

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten der EU sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Wohnbau Mainz GmbH
Dr.-Martin-Luther-King-Weg 20
55122 Mainz

vertreten durch Roman Becker und Franz Ringhoffer

Tel: 06131 – 807-0
www.wohnbau-mainz.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den folgenden Kontaktdaten:
Wohnbau Mainz GmbH
Thomas Bockius
Dr.-Martin-Luther-King-Weg 20
5122 Mainz

Tel.: 06131 – 807-394
Mail: datenschutz@wohnbau-mainz.de

3. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Verarbeitung Ihrer per-sonenbezogenen Daten erfolgt nur für die hier ausdrücklich genannten Zwecke.

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung um ein Ausbildungs- oder Beschäftigungs-verhältnis bei uns sowie bei Begründung eines solchen Vertragsverhältnisses in unserer internen Per-sonalbewirtschaftung.

Dazu zählen alle Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Dies sind die Be-werberstammdaten (Name, Vorname, Anschrift, Stellenposition), Daten im Auswahlverfahren in Form der Qualifikationsdaten (Anschreiben, Lebenslauf, Schul-, Studium und Ausbildungsverläufe, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikationen), Arbeits- und sonstige Zeugnisse sowie Zertifikate (Leistungs- und Beurteilungsdaten etc.), freiwillige Angaben wie z.B. Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen.
Weiter verarbeiten wir Daten aus dem Auswahlverfahren (Eignungstests, Assessment-Centern etc.) sowie öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, wie beispielsweise Ihr Profil bei beruf-lichen Social Media-Netzwerken. Solche Daten können wir auch von Dienstleistern zur Bewerberver-mittlung oder aus öffentlichen Quellen wie sozialen Netzwerken erhalten haben.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren ein-schlägigen Gesetze, was wir nachstehend erläutern:

3.1 Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG)

Personenbezogene Daten von Bewerbern dürfen für Zwecke des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position.

3.2 Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG)

Wenn Sie uns gegenüber die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechts-grundlage für die Verarbeitung dieser Daten.

In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
• Aufnahme in den Bewerberpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren
• Weitergabe der Bewerbung an unser Tochterunternehmen WB Services GmbH

3.3 Datenverarbeitung aufgrund von berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten.
• Zur Verteidigung von Rechtsansprüchen bei einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbe-handlungsgesetz (AGG). Im Falle eines Rechtstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

4. Empfänger der Datenweitergabe
Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung verarbeitet. Bewerberdaten werden ergänzend der Geschäftsführung und der Abteilungs- oder Betriebsleitung, in deren Bereich die Position liegt, auf die Sie sich bewerben, zur Verfügung gestellt. Weiter hat der Betriebsrat gem. § 99 BetrVG Anspruch auf Vorlage der Bewerbungsunterlagen. Soweit unsere gesellschaftsrechtlichen Regelungen für Fach- und Führungskräftepositionen eine Beteiligung der Gesellschaftsorgane bestim-men, werden auch diese beteiligt.

Ferner werden Ihre Daten, sobald ein Beschäftigungsverhältnis begründet wurde, mit der Software Loga verarbeitet und im KDZ Mainz als Auftragsverarbeiter gespeichert. Weiter werden wir Ihre Da-ten an Sozialversicherungsträger und das zuständige Finanzamt übermitteln. Im Streitfall kann die Datenübermittlung auch an von uns beauftragte Rechtsanwälte, Sachverständige und Gutachter, Ge-richte und Gerichtsvollzieher erfolgen.

5 Kontaktaufnahme via WhatsApp

Unser WhatsApp Business Unternehmensprofil wird betrieben von der Wohnbau Mainz GmbH (im Folgenden „wir“). Wir nutzen für den bei WhatsApp angebotenen Dienst sowohl die technische Plattform als auch die Dienste der WhatsApp Ireland Limited, ATTN: WhatsApp Legal Department, Meta Platforms Ireland Ltd, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Sie haben die Möglichkeit, uns über diesen Weg zu kontaktieren.

Wenn Sie uns über den Messenger-Dienst via WhatsApp, also z. B. über Ihre entsprechende App auf dem Smartphone, kontaktieren, werden personenbezogene Daten verarbeitet, wobei WhatsApp dabei als Auftragsverarbeiter fungiert.

Nehmen Sie mit uns Kontakt via WhatsApp auf, erhalten wir von Ihnen

• die Telefonnummer und die Profil-Informationen, die Sie in Ihrem WhatsApp-Profil hinterlegt haben
• Ihre Nachricht

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Wir verwenden WhatsApp nur auf der Desktop-Applikation zur Kommunikation mit Ihnen. Unsere Beschäftigten sind angewiesen auf ihren Mobilgeräten keine Kontaktdaten zu speichern, um ein Auslesen von Telefonnummern und Kontaktdaten zu verhindern.

Wir speichern unsere Kommunikation (Kopien) mit Ihnen und verwenden Ihre Telefonnummer mittels WhatsApp und ggf. weitere Daten zur Ansprache und Kommunikation mit Ihnen, wobei wir keine Anrufe durchführen, sofern uns hierzu keine von Ihnen gesondert erteilte Einwilligung vorliegt. Ggfs. werden die Daten und Ihre Nachricht in unsere unternehmenseigene Kommunikationssysteme übertragen und dann von dort aus beantwortet.

Wenn Sie eine Anfrage zu einem konkreten vertraglichen Anliegen stellen oder einen Erstkontakt im Zusammenhang mit einer Bewerbung Ihrerseits über WhatsApp herstellen möchten, ist Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, in allen anderen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt dabei in der Ermöglichung einer effizienten Kundenkommunikation.

Die Kommunikation über WhatsApp unterliegt einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sodass die Inhalte der zwischen Ihnen und uns geführten Kommunikation für Dritte nicht einsehbar ist. Allerdings erhält WhatsApp sog. Metadaten, wenn der Dienst genutzt wird. Das bedeutet, dass WhatsApp erfährt, ob und wann Nachrichten gesendet oder empfangen wurden. Zudem erfasst WhatsApp Informationen über Ihre Aktivität auf dem Messenger selbst, sowie Log-Dateien, Diagnose-, Absturz-, Webseiten- und Performance-Logs und -Berichte. Darüber hinaus werden geräte- und verbindungsspezifische Informationen erhoben. Dazu gehören auch Informationen zu Ihrem Hardware-Modell und Betriebssystem, Batteriestand, Signalstärke, App-Version, Informationen zum Browser und Mobilfunknetz sowie zu der Verbindung, einschließlich Telefonnummer, Mobilfunk- oder Internetanbieter, Sprache und Zeitzone sowie IP-Adresse, Informationen zum Gerätebetrieb und Kennungen wie Gerätekennungen.

WhatsApp Ireland übermittelt europäische Daten auf Grundlage von Auftragsverarbeiter-an-Auftragsverarbeiter-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) an WhatsApp LLC und Meta Platform Inc., behält sich jedoch das Recht vor, alternative Übermittlungsmethoden zu verwenden, die von der DSGVO und anderen geltenden Datenschutzgesetzen im EWR, im Vereinigten Königreich bzw. in der Schweiz anerkannt werden (wie z. B. ein Angemessenheitsbeschluss). Weiterübermittlungen an WhatsApp Unterauftragsverarbeiter im Rahmen der Auftragsverarbeiter-an-Auftragsverarbeiter-Standardvertragsklauseln erfolgen gemäß der in den Datenverarbeitungsbedingungen festgelegten allgemeinen Genehmigung.

Sowohl die WhatsApp LLC als auch die Meta Platform Inc. sind unter dem Data Privacy Framework zertifiziert und fallen somit unter die Privilegierung des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO).

Selbstverständlich haben Sie alternativ auch die Möglichkeit, mit uns auf anderen Wegen Kontakt aufzunehmen, z. B. telefonisch oder per E-Mail.

6. Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Be-werbung erforderlich ist. Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zu-stande, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von vier Mona-ten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

7. Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

7.1 Widerspruchsrecht
Sie haben gem. Art. 21 Abs.1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Wider-spruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.
Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

7.2 Widerruf der Einwilligung
Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.

7.3 Auskunftsrecht
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert ha-ben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwe-cke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespei-chert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

7.4 Weitere Rechte
Sie haben weiter das Recht auf Berichtigung falscher Daten und auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund zur weiteren Speicherung Ihrer Daten besteht, werden wir Ihre Daten löschen bzw. die Verar-beitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
Darüber hinaus besteht für Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG). Unsere Landesbehörde:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Telefon +49 (0) 6131 8920-0
Telefax +49 (0) 6131 8920-299

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbe-auftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend so-wie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir er-griffen haben.

8. Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ebenso sind Sie nicht verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforder-lich. Wenn Sie uns also keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht mit Ihnen durchführen können.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling
Zur Begründung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung – und damit auch im Bewerbungsver-fahren – nutzen wir grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO.

10. Änderungen dieser Informationen
Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und Sie über die Än-derungen informieren.